Deklarację ZUS ZZA wypełnia się w celu zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego osoby, która z danego tytułu podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Obowiązuje ona również w przypadku zmiany lub korekty danych osobowych osoby ubezpieczonej, będącej na formularzu ZUS ZZA. Dokument ten powinien być wypełniony w ciągu siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. A jak to zrobić poprawnie?
Dane organizacyjne ZUS ZZA
Blok I ZUS ZZA dotyczy danych organizacyjnych. Mamy tutaj cztery pola:
- pole 01 (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego) i pole 02 (zgłoszenie zmiany korekty – stawiamy “X” na polu, opisującym cel wypełniania deklaracji,
- pole 03 i 04 nie wypełniamy.
Dane identyfikacyjne płatnika składek
Blok II, czyli dane identyfikacyjne płatnika opierają się na podaniu danych przedsiębiorcy. Są to dane podane w zgłoszeniu płatnika do składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEIDG-1. Do uzupełnienia mamy tutaj:
- pole 01 – wpisujemy numer NIP, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów,
- pole 02 – wpisujemy numer REGON,
- pola 03-05 – wypełniamy, jeśli jako płatnik jesteśmy osobą fizyczną:
- pole 03 – wpisujemy numer PESEL,
- pole 04 i 05 – wypełniamy wyłącznie, gdy nie nadano numerów NIP, REGON lub PESEL:
- pole 04 – w zależności od rodzaju dokumentu wpisujemy 1 (dowód osobisty) lub 2 (paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość),
- pole 05 – wpisujemy serię i numer zaznaczonego dokumentu,
- pole 06 – wpisujemy skróconą nazwę płatnika, która została podana w zgłoszeniu płatnika składek albo we wniosku CEIDG-1,
- pole 07-09 – wypełniamy, jeśli jako płatnik jesteśmy osobą fizyczną:
- pole 07 – wpisujemy nazwisko płatnika składek,
- pole 08 – wpisujemy pierwsze imię płatnika składek,
- pole 09 – wpisujemy datę urodzenia płatnika składek.
Dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczenia
Blok III jest szczególnie ważny, gdyż na podstawie zawartych w nim danych, tworzone jest ubezpieczonemu indywidualne konto. Oznacza to, że musimy starannie i prawidłowo wypełnić poszczególne pola:
- pole 01 – wpisujemy numer PESEL osoby zgłaszanej do ubezpieczenia,
- pole 02 – nie wypełniamy,
- pole 03 i 04 – wypełniamy, jeśli osoba zgłaszana/ona nie posiada numeru PESEL:
- pole 03 – w zależności od rodzaju dokumentu wpisujemy 1 (dowód osobisty) lub 2 (paszport lub inny dokument potwierdzający tożsamość),
- pole 04 – wpisujemy serię i numer zaznaczonego dokumentu,
- pole 05 – wpisujemy nazwisko osoby zgłaszanej lub zgłoszonej do ubezpieczenia,
- pole 06 – wpisujemy pierwsze imię osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczenia,
- pole 07 – wpisujemy datę urodzenia osoby zgłoszonej/zgłaszanej do ubezpieczenia – kolejno dzień, miesiąc i rok.
Dane ewidencyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczenia
Blok IV obejmują takie pola, jak:
- pole 01 – wpisujemy tutaj DRUGIE imię osoby zgłaszanej do ubezpieczenia, w przypadku nieposiadania drugiego imienia – pozostawiamy puste miejsce,
- pole 02 – wpisujemy nazwisko rodowe podane w metryce urodzenia,
- pole 03 – wpisujemy obywatelstwo, np. polskie,
- pole 04 – wpisujemy płeć – K to kobieta, M to mężczyzna.
Kod tytuł ubezpieczenia i kod wykonywanego zawodu
W polu 01 wpisujemy sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia. Natomiast w polu 02 wpisujemy właściwy kod wykonywanego zawodu, które znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 13 listopada 2021 r., które zmienia rozporządzenie w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku prazy oraz zakresu jej stosowania.
Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym
Blok IV obejmuje dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym, któremu podlegają osoby wymienione w art. 66 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Mamy tutaj dwa pola:
- pole 01 – wpisujemy datę, od której dla danej osoby zgłaszanej z danym kodem tytułu ubezpieczenia powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego, czyli dzień, miesiąc i rok,
- pole 02 – wpisujemy tutaj trzyznakowy kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana/zgłoszona do ubezpieczenia.
Dane o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnym
Blok VII obejmuje dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne, któremu podlegają osoby wymienione w art. 68 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Schemat wypełniania pól jest niemalże identyczny jak w bloku VI, gdyż:
- pole 01 – wpisujemy tutaj datę rozpoczęcia ubezpieczenia, czyli dzień, miesiąc i rok,
- pole 02 – wpisujemy tutaj trzyznakowy kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana/zgłoszona do ubezpieczenia.
Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu
Blok VIII obejmuje adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, z czego pola 01 i 08 nie mogą być wypełnione jednocześnie.
- pole 01 – wpisujemy kod pocztowy – jeśli jest to adres zagraniczny, to pole powinno pozostać puste,
- pole 02 – wpisujemy miejscowość na stałe miejsce pobytu,
- pole 03 – wpisujemy nazwę gminy lub dzielnicy – jeśli jest to adres zagraniczny, to pole powinno pozostać puste,
- pole 04 – wpisujemy nazwę ulicy – jeśli w adresie nie występuje ulica, to pole powinno pozostać puste,
- pole 05 – wpisujemy numer domu – jeżeli numer domu jest łamany, to wpisujemy go z “/”, np. 12/14, a gdy w numerze występuje litera, to wpisujemy ją bez przerwy i drukowaną, np. 13A,
- pole 06 – wpisujemy numer lokalu – jeżeli w adresie nie występuje numer lokalu, to pole powinno pozostać puste,
- pole 07 – wpisujemy numer telefonu, poprzedzając go numerem kierunkowym, jeśli osoba zgłaszana nie posiada telefonu, to pole powinno pozostać puste,
- pole 08 – wypełniamy w przypadku, gdy adres osoby zgłaszanej jest inny, niż polski – wówczas wpisujemy dwuliterowy symbol państwa oraz zagraniczny kod pocztowy.
Adres zamieszkania
Blok IX obejmuje adres zamieszkania. Uzupełniamy je tylko wówczas, gdy jest on inny, niż adres zameldowania na stałe pobytu, wskazany w bloku wyżej. Pola 01-08 wypełnia się w analogiczny sposób jak w bloku VIII.
Adres do korespondencji
Blok X dotyczący adresu do korespondencji. Należy go uzupełnić tylko, jeśli osoba zgłaszana do ubezpieczenia wnioskuje o przekazanie korespondencji na adres inny, niż wskazany w bloku VIII lub IX. Pola 01-08 wypełniany w sposób analogiczny jak w bloku VIII (adres zameldowania na stałe miejsca pobytu). Mamy tutaj również dodatkowe pole:
- pole 09 – wpisujemy tutaj adres poczty elektronicznej.
Oświadczenie płatnika składek
Blok XI, czyli oświadczenie płatnika składek. Mamy tutaj trzy pola:
- pole 01 – wpisujemy datę wypełnienia formularza, czyli dzień, miesiąc i rok,
- pole 02 – potwierdzam wiarygodność danych w formie podpisu,
- pole 03 – miejsce na pieczątkę, która jako płatnik składek możesz składać – jeśli nie posiadamy pieczątki, to pole pozostaje puste.
Oświadczenie osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczenia
Blok XII zawiera jedno pole (01), które podpisuje osoba zgłaszana do ubezpieczenia, tym samym potwierdzając zgodność danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym.
Przedsiębiorca daje możliwość swoim pracownika lub współpracownikom przystąpienie do ubezpieczenia zdrowotnego. Zgłaszając osobę podlegająca pełnemu ubezpieczeniu (społeczne i zdrowotne) wypełniasz formularz ZUS ZUA. Jednak jeśli podlega ona wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, to należy wiedzieć, jak wypełnić formularz ZUS ZZA.
